Automatyzacja procesów w e-commerce to wykorzystanie systemów i integracji do wykonywania powtarzalnych czynności bez ręcznej ingerencji człowieka. Zamiast ręcznie zmieniać statusy zamówień, sprawdzać dane klientów, przygotowywać raporty czy przekazywać informacje między systemami, procesy te realizowane są automatycznie – zgodnie z wcześniej ustaloną logiką.
W praktyce automatyzacja polega na tym, że system reaguje na zdarzenia. Na przykład:
System wykrywa nowe zamówienie w sklepie lub marketplace
Automatyczna weryfikacja danych klienta i zamówienia
Przypisanie odpowiedniego statusu realizacji
Automatyczny wybór magazynu i rezerwacja towaru
Powiadomienie zespołu i klienta o statusie zamówienia
Automatyzacja procesów nie polega na „wrzuceniu wszystkiego do jednego narzędzia". Jej celem jest uporządkowanie i połączenie istniejących systemów, takich jak:
Dzięki automatyzacji dane przepływają między systemami spójnie i przewidywalnie, a procesy biznesowe są realizowane zawsze w ten sam sposób – niezależnie od liczby zamówień czy kanałów sprzedaży. To właśnie dlatego automatyzacja procesów w e-commerce jest kluczowa dla firm, które chcą skalować sprzedaż bez zwiększania zespołu operacyjnego.
Ręczna obsługa procesów w e-commerce bardzo szybko zaczyna generować problemy, szczególnie przy większej liczbie zamówień lub sprzedaży wielokanałowej. Najczęstsze z nich to:
Automatyzacja e-commerce eliminuje te problemy, ponieważ zmniejsza udział pracy manualnej, a jednocześnie wprowadza jasne reguły działania procesów. Systemy wykonują zadania szybciej, dokładniej i bez zmęczenia, co bezpośrednio przekłada się na jakość obsługi oraz niższe koszty operacyjne.
Na początku działalności ręczna obsługa zamówień często wydaje się wystarczająca. Jednak wraz ze wzrostem sprzedaży pojawia się moment, w którym: liczba zamówień rośnie szybciej niż możliwości zespołu, każdy nowy kanał sprzedaży dokłada kolejne obowiązki, błędy zaczynają kosztować realne pieniądze i czas.
Ręczna praca nie skaluje się liniowo – im większy wolumen, tym większy chaos. Automatyzacja procesów w e-commerce pozwala przejąć ten wzrost bez konieczności ciągłego zatrudniania kolejnych osób do powtarzalnych zadań.
Dzięki automatyzacji firma może obsłużyć więcej zamówień, więcej klientów i więcej kanałów sprzedaży, zachowując kontrolę nad procesami i stabilność operacyjną.
Automatyzacja w e-commerce obejmuje znacznie więcej niż pojedyncze działania w systemie. Projektujemy automatyzacje w oparciu o realne procesy biznesowe – od momentu złożenia zamówienia, przez jego realizację, aż po raportowanie i obsługę wyjątków. Celem automatyzacji jest ograniczenie pracy manualnej, uporządkowanie procesów oraz zapewnienie powtarzalności działań niezależnie od skali sprzedaży.
Poniżej przedstawiamy najczęściej automatyzowane obszary w sklepach internetowych oraz sprzedaży wielokanałowej.
Automatyzujemy procesy związane z obsługą zamówień, tak aby ograniczyć ręczne działania i wyeliminować błędy operacyjne. Systemy mogą automatycznie zmieniać statusy zamówień, przypisywać je do odpowiednich ścieżek realizacji oraz oznaczać wyjątki wymagające ręcznej weryfikacji. Dzięki temu obsługa zamówień staje się szybsza, bardziej przewidywalna i mniej obciążająca dla zespołu.
Automatyzujemy procesy sprzedaży na marketplace'ach takich jak Allegro, Amazon, eMAG czy eBay. Obejmuje to synchronizację statusów zamówień, obsługę wielu kont sprzedażowych, rozróżnianie zamówień B2B i B2C oraz automatyczne reakcje na określone zdarzenia. Automatyzacja sprzedaży wielokanałowej pozwala zachować spójność procesów niezależnie od liczby platform.
Automatyzacje magazynowe umożliwiają lepszą kontrolę nad stanami magazynowymi, rezerwacją towaru oraz obsługą braków i wyjątków. System może automatycznie wybierać magazyn do realizacji zamówienia, blokować problematyczne zamówienia lub informować zespół o brakach towarowych. Dzięki temu proces logistyczny jest stabilniejszy i mniej podatny na błędy.
Tworzymy automatyczne raporty sprzedażowe i operacyjne, których często brakuje w standardowych systemach e-commerce. Raporty mogą być generowane cyklicznie, wysyłane e-mailem lub zapisywane w plikach, dostarczając aktualnych danych bez konieczności ręcznego przygotowywania zestawień. Automatyzacja raportowania pozwala szybciej reagować na problemy i podejmować decyzje w oparciu o aktualne dane.
Automatyzujemy komunikację wewnętrzną oraz komunikację z klientami w oparciu o zdarzenia w systemach. Mogą to być powiadomienia dla zespołu, alerty o problemach operacyjnych lub automatyczne wiadomości wysyłane po określonych akcjach. Każda komunikacja jest logiczna, warunkowa i dopasowana do procesu, a nie masowa.
Automatyzujemy również procesy biurowe i zaplecze operacyjne firmy, takie jak przekazywanie danych między systemami, tworzenie dokumentów, porządkowanie informacji czy eliminacja ręcznego kopiowania danych. Dzięki temu zespół może skupić się na pracy merytorycznej zamiast na czynnościach technicznych.
Automatyzacje procesów w e-commerce najczęściej opierają się na systemach OMS oraz narzędziach, które pełnią rolę centrum operacyjnego sprzedaży. System OMS zbiera dane z różnych kanałów sprzedaży i umożliwia zarządzanie zamówieniami, magazynem oraz wysyłką w jednym miejscu. My rozszerzamy jego możliwości poprzez automatyzacje dopasowane do konkretnych procesów biznesowych.
Nie ograniczamy się do standardowych funkcji dostępnych w systemach. Projektujemy dodatkową logikę, reguły i połączenia, które sprawiają, że OMS faktycznie porządkuje pracę zespołu, a nie tylko wyświetla dane.
Automatyzujemy procesy w popularnych systemach OMS, takich jak BaseLinker, Apilo czy Sellasist, o ile dany system umożliwia rozszerzenie funkcjonalności. Automatyzacje w OMS mogą obejmować m.in. zaawansowaną logikę zmiany statusów zamówień, wewnętrzne statusy robocze niewidoczne dla klienta oraz automatyczne przypisywanie zamówień do określonych ścieżek realizacji. Dzięki automatyzacji OMS przestaje być jedynie narzędziem do obsługi zamówień, a staje się centralnym elementem zarządzania procesami sprzedaży i logistyki.
W przypadku firm posiadających magazyn lub kilka lokalizacji automatyzujemy procesy związane z gospodarką magazynową. System może automatycznie rezerwować towar, wybierać magazyn do realizacji zamówienia, reagować na braki stanów lub oznaczać zamówienia wymagające dodatkowej kontroli. Automatyzacja procesów magazynowych ogranicza ryzyko sprzedaży towaru, którego nie ma na stanie, oraz pozwala szybciej reagować na problemy logistyczne.
Automatyzujemy przepływ danych pomiędzy sklepami internetowymi, marketplace'ami a systemami OMS. Obejmuje to synchronizację zamówień, statusów, danych klientów oraz informacji logistycznych. Dzięki temu sprzedaż wielokanałowa działa w sposób spójny, a zespół nie musi ręcznie kontrolować każdego kanału osobno. Automatyzacje te są szczególnie istotne w przypadku sprzedaży na wielu marketplace'ach jednocześnie lub obsługi rynków zagranicznych.
Automatyzujemy również procesy związane z raportowaniem i analizą danych. Systemy mogą automatycznie zbierać dane z OMS, sklepów i marketplace'ów, a następnie generować raporty operacyjne, sprzedażowe lub kontrolne. Dane te mogą być wysyłane do zespołu, zapisywane w plikach lub wykorzystywane w dalszych procesach automatycznych. Dzięki temu decyzje biznesowe podejmowane są w oparciu o aktualne i spójne dane, bez konieczności ręcznego przygotowywania zestawień.
Każda automatyzacja procesów w e-commerce rozpoczyna się od zrozumienia realnego sposobu działania firmy. Nie wdrażamy gotowych schematów ani uniwersalnych rozwiązań – automatyzacje projektujemy w oparciu o konkretne procesy, systemy i problemy operacyjne. Celem współpracy jest uporządkowanie działań, a nie dokładanie kolejnego narzędzia do już istniejącego chaosu.
Proces współpracy jest przejrzysty i podzielony na etapy, dzięki czemu klient ma pełną świadomość, co jest realizowane i na jakim etapie znajduje się projekt.
Pierwszym krokiem jest analiza procesów, które mają zostać zautomatyzowane. Na tym etapie omawiamy sposób obsługi zamówień, sprzedaży, komunikacji oraz przepływu danych pomiędzy systemami. Analiza pozwala zidentyfikować obszary, w których automatyzacja przyniesie największe korzyści oraz wyeliminować niepotrzebne lub nieefektywne działania. Na podstawie analizy proponujemy konkretne automatyzacje dopasowane do skali i modelu działania firmy.
Po ustaleniu zakresu prac projektujemy logikę automatyzacji. Określamy, jakie zdarzenia uruchamiają procesy, jakie warunki muszą zostać spełnione oraz jakie działania system ma wykonać automatycznie. Na tym etapie powstaje jasny plan działania, który eliminuje nieporozumienia i pozwala precyzyjnie określić zakres wdrożenia. Projekt automatyzacji uwzględnia istniejące systemy oraz ich możliwości techniczne, tak aby rozwiązanie było stabilne i możliwe do dalszego rozwoju.
Po zaakceptowaniu zakresu przystępujemy do wdrożenia automatyzacji. Konfigurujemy systemy, integracje oraz reguły działania procesów. Każda automatyzacja jest testowana pod kątem poprawności działania, obsługi wyjątków oraz spójności danych. Testy pozwalają upewnić się, że automatyzacja działa zgodnie z założeniami i nie wpływa negatywnie na bieżącą obsługę sprzedaży.
Po zakończeniu testów automatyzacja zostaje uruchomiona w środowisku produkcyjnym. Od tego momentu procesy działają automatycznie, ograniczając ręczną pracę zespołu. W zależności od ustalonego modelu współpracy możliwe jest dalsze wsparcie, utrzymanie oraz drobne modyfikacje automatyzacji w ramach subskrypcji. W przypadku większych zmian lub rozbudowy procesów zakres prac jest ustalany indywidualnie.
Wycena automatyzacji procesów w e-commerce zawsze zależy od zakresu prac oraz stopnia złożoności procesów, które mają zostać zautomatyzowane. Nie stosujemy sztywnych pakietów ani uniwersalnych cenników, ponieważ każda firma działa w innym modelu i korzysta z innych systemów. Na koszt automatyzacji wpływają m.in.:
Wdrożenie automatyzacji jest rozliczane jednorazowo i obejmuje analizę procesów, zaprojektowanie logiki, konfigurację systemów oraz testy. Proste automatyzacje zaczynają się od kilkuset złotych brutto, natomiast bardziej rozbudowane projekty wyceniane są indywidualnie po zapoznaniu się z potrzebami firmy.
Każdorazowo przed rozpoczęciem prac przedstawiamy zakres automatyzacji oraz wycenę, dzięki czemu klient dokładnie wie, za co płaci i jaki efekt otrzyma.
Jedna automatyzacja
od 199 zł
brutto*
Miesięczne utrzymanie (przy rozliczeniu rocznym)
od 50 zł
brutto* / miesiąc
Utrzymanie (krótsza współpraca)
od 80 zł
brutto* / miesiąc
Audyt (bez wdrożenia)
499 zł
brutto*
*Przepis na podstawie którego stosowane jest zwolnienie od podatku (stawka VAT zw.): Zwolnienie ze względu na nieprzekroczenie 200 000 PLN obrotu (art. 113 ust 1 i 9 ustawy o VAT)
Nasze rozwiązania dostarczamy w modelu, w którym cała praca automatyzacji odbywa się na naszej infrastrukturze. Dlatego też utrzymanie subskrypcji jest niezbędne, aby zapewnić dostępność i ciągłość działania wdrożonych procesów.
W ramach stałej opłaty miesięcznej zapewniamy nie tylko środowisko serwerowe, ale również pełną opiekę techniczną. Monitorujemy działanie automatyzacji 24/7 i dostosowujemy je do wszelkich aktualizacji w systemach zewnętrznych, zdejmując ten ciężar z Twoich barków. Rezygnacja z subskrypcji jest równoznaczna z zatrzymaniem działania automatyzacji.
Czas wdrożenia zależy od zakresu i złożoności automatyzacji. Proste automatyzacje mogą zostać wdrożone w ciągu kilku dni roboczych, natomiast bardziej rozbudowane projekty wymagają dłuższego czasu na analizę, konfigurację i testy.
Automatyzacje działają w tle i nie wymagają codziennej obsługi. W ramach subskrypcji zapewniamy monitoring oraz reakcję na ewentualne problemy lub zmiany w systemach zewnętrznych.
Zmiany po stronie systemów zewnętrznych są naturalnym elementem e-commerce. W ramach aktywnej subskrypcji dostosowujemy automatyzacje do takich zmian, aby zachować ciągłość działania procesów.
Tak. Automatyzacje projektujemy w sposób umożliwiający ich dalszą rozbudowę. Drobne zmiany mogą być realizowane w ramach subskrypcji, natomiast większe rozbudowy podlegają indywidualnej wycenie.
Nie. Automatyzacja procesów sprawdza się zarówno w mniejszych sklepach, jak i w firmach obsługujących dużą liczbę zamówień. Im więcej ręcznej pracy w procesach, tym większe korzyści przynosi automatyzacja.
Chcesz ograniczyć ręczną pracę, uporządkować procesy i usprawnić sprzedaż w e-commerce? Opisz, jak obecnie działa Twoja obsługa zamówień i sprzedaży. Przeanalizujemy procesy i zaproponujemy automatyzacje dopasowane do realnych potrzeb Twojej firmy.
Używamy plików cookies, aby zapewnić prawidłowe działanie strony oraz w celach analitycznych i marketingowych. Możesz zaakceptować wszystkie cookies, odrzucić opcjonalne lub dostosować swoje preferencje. Polityka prywatności